خرجت هدى من منزلها وهي تعمل كفري لانسر لتمارس رياضة المشي وفقاً لجدول أعمالها اليومي، وخلال خروجها كان هاتف الاتصال بها مشبوكاً بشبكة الواي فاي العامة، فجائتها رسالة من صاحبة المشروع بضرورة تسليم المشروع بشكل عاجل في الغد، ردت رنا مسرعاً متأثراة بالبيئة الضوضائية المحيطة بها بعد ان انتباتها حالة من عدم التركيز، أنا خارج البيت الأن ولن أسلمك العمل، وقطعت الإتصال عن هاتفها المتصل بشبكة الواي فاي ومارست رياضتها، وعند العودة للمنزل وجدت رسالة من صاحبة العمل بأنها أنهت معها العمل ولا تريد التواصل معها.
نواجه بين أيددينا مشكلة بين هدى وصاحبة العمل، أساسها عدم الإتصال والتواصل الجيد والفهم الجيد لمكنون الرسالة بين الطرفين، فصاحبة العمل اعطت فرصة لهدى للغد وهي فرصة تتيح لهدى إكمال عملها، ولكنه أخطأت عندما كتبت لها بشكل عاجل قبل كلمة الغد، وهدى أخطأت عندما قرأت الرسالة مستعجلة وردت بشكل مستعجل دون أن تتيقن من الرسالة جيداً وتعلم أن معها فرصة للغد أو حتى كان بإمكانها التفاوض مع صاحب العمل.
هي ننتقل بنا سريعاً لنضع لهدى ولصاحبة العمل ولنا المقومات التي تساعدنا على عدم الوقوع في مثل هذه الإشكاليات مستقبلاً، ودعونا قبل كل ذلك أن نتناول تعريف عملية الاتصال والتواصل
الاتصال هو: العملية المحددة، التي يتم فيها توجيـه رسـالة لفظية أو غير لفظية، تحمل خبرات أو توجيهات أو معلومات … مـن طـرف لآخـر أو مـن مجموعة لأخرى، دون تلقي أي رد عليها
التواصل فهو: العملية المستمرة، التي يتم فيها تبـادل الخبـرات أو التوجيهـات المعلومات… بين طرفين أو أكثر، عبر رسائل لفظية أو غير لفظية، تؤدي إلى إحداث علاقـة تفاعل وتفاهم و مشاركة حية، بحيث يتم التأثير على أنماط السلوك أو الأداء، لغرض تحقيـق هدف معين
ومن ذلك يتبين أن الاتصال جزء من عملية التواصل، وهو يسبق عملية التواصـل ولا تبدأ هذه العملية إلا به، فالتواصل أشمل وأعم من الاتصال وهو يتضمن بداخله معنى الاتصال، فلا يوجد تواصل بدون الاتصال
تكمن أهمية عملية الاتصال والتواصل فيما يلي
الإعلام: نقل المعلومات والأفكار إلى المستقبل أو جمهور المستقبلين وإعلامهم عمـا يـدور حولهم من أحداث
التعليم: أي تدريب وتطوير أفراد المجتمع عن طريق تزويدهم بالمعلومات والمهارات التي تؤهلهم للقيام بوظيفة معينة، وتطوير إمكانياتهم العملية وفق ما تتطلبه ظروفهم الوظيفية
الترفيه: وذلك بالترويح عن نفوس أفراد المجتمع وتسليتهم
الإقناع: أي إحداث تغيرات أو تحولات في وجهات نظر الآخرين
الفهم: فهم ما يحيط بنا من ظواهر وأحداث
إتخاذ القرار: الحصول على المعلومات الجديدة التي تساعدك في اتخاذ القرار والتصرف بشكل مقبول اجتماعياً
معوقات الإتصال
الحالة النفسية والشخصية: ومن أشكالها الخوف عند أحد الأطراف من الطرف الآخر، وعدم الرغبة في الاتصال والتواصل، أو غياب الدافعية عنـد أحـد الأطـراف، ومـشكلة التعصب الأعمى والأنانية والرغبة في الاحتفاظ بالمعلومات، الانتقاء الذاتي وتجنب بعض الرسائل
قنوات الاتصال المستخدمة: ومن ذلك عدم توفر قنوات كافية ومناسبة للاتصال، عـدم فعالية القنوات المستخدمة، مشكلة التشويش على القنوات المستخدمة، سوء استخدام القنـوات المتوفرة
الحالة الثقافية والاجتماعية : وتتمثل في بعض العادات والتقاليد أو طقوس الاتـصال الواجب إتباعها
اللغة : وتشمل كتابة الرسائل بلغة لا تتوافق وقدرة المستقبل على فهمها واستيعابها ومـشكلة تعدد اللهجات العامية، ومشكلة صعوبة اللغة الفصحى ومشكلة اللغات الأجنبية ولكن، كفريلانسر، ما الذي أحتاجه لتكون عملية الاتصال والتواصل فعاله مع صاحب المشروع، ويجعلني أتجنب مشكلة هدى وصاحبة المشروع، والجواب في التالي :
خطط للاتصال : بمعنى فلتقم بوضع هدف للاتصال الذي ستقوم به هل من أجل الاستفسار عن معلومة؟ أو من اجل ابلاغ صاحب المشروع بأنك أنهيت العمل؟ أو لأجل البحث عن عمل؟ وغيرها.
تذكر دائماً الظروف والعوامل الإنسانية والمادية المحيطة بعملية الاتصال والتواصل بمعنى توقع الحالة النفسية لصاحب المشروع وردة فعله والظروف المحيطة به واعرف وسائل الاتصال المستخدمة من قبل الأخرين ومدى قدرتها على توصيل المبتغى.
استشر الآخرين عند الضرورة: فلنفترض أن صاحب المشروع في منتصف العمل قال لك أن أجرك 400 $ بدلاً من 500 $ حسب الاتفاق، هنا قد تكون في حاجة لإستشارة الأخرين.
احرص على اللغة واللهجة والمحتوى عند الاتصال والتواصل: عليك أن تتعلم لغات غير لغتك الأم فذلك بكل تأكيد سيفتح لك فرص جديدة في العمل كما أن سيوفر عليك في فهم مقصود ومبتغى صاحب المشروع.
انقل أشياء ذات أهمية وفائدة للمستقبل: عليك أن تركز على الأمور والقضايا المهمة ذات العلاقة بالعمل والتي يعتم بها صاحب المشروع، مثلاً قل له أنجزنا ما يقارب ال 80% من المشروع وغداً ننجز ال 20% الأخرين، أو قل له صفحة الموقع في حاجة لتصميم جديد ما رأيك لو أضفناها على مهمات تطوير الموقع؟
راع المستقبل لا الحاضر فقط في اتصالك وتواصلك وهنا عليك أن تجعل الأخرين يرغبون في التواصل معك مستقبلاً لأداء أعمالهم ومشاريعهم الأخرى ويعتمد ذلك على أدائك وجودة عملك ولابقتك وأسلوبك الحسن واحرص على أن تكون مستمعاً جيداً ولا تكثر من الكلام الذي لا فائدة منه واستمع للأخرين وحاول أن تبتسم وان تستمع لهم.
تابع اتصالك وتواصلك وقيم عملية اتصالك
الوضوح والبساطة: بمعنى أن يكون مضمون الاتصال واضحاً ويتم الاتصال بشكل مبسط
اختيار الوسيلة المناسبة: لتعرف الأخرين عليك، ككتابة ملخص عن مهاراتك في صفحتك على شبكة التواصل الاجتماعية